Vuoi un metodo per organizzare l’archivio del tuo ufficio? Un ufficio ordinato e perfettamente organizzato garantisce un migliore svolgimento delle attività aziendali. Gestire e archiviare l’infinita mole di documenti che ogni giorno circolano in ufficio però è tutt’altro che banale.

Che si tratti di documenti amministrativi, fatture, contratti, multe o bollette, ogni documento tiene traccia della storia di un’azienda. È fondamentale pertanto conservare tutto nel modo corretto non solo per rispettare la normativa di legge, ma anche per garantire un confortevole ambiente di lavoro dove poter reperire velocemente quello di cui abbiamo bisogno. Archiviare, infatti, non significa solo accumulare e conservare, ma anche e soprattutto ordinare, gestire e organizzare.

Nonostante oggi molti documenti possono essere digitalizzati, ce ne sono ancora diversi che per legge devono restare cartacei ed essere conservati per anni. Per questo motivo è necessario individuare il metodo di archiviazione adatto.

Il metodo organizzativo dell’ufficio

Adottare un metodo organizzativo consente di avere tutto a portata di mano e di ritrovare i documenti di cui si necessita senza perdite di tempo. Si può optare tra due tipologie di metodo:

Generalmente l’archivio di un ufficio deve essere collocato in un ambiente separato dalla zona operativa ma facilmente accessibile, ad esempio, su scaffali e armadi ben illuminati che possono essere raggiunti e puliti facilmente senza l’ausilio di una scaletta.

L’archiviazione può diventare spesso difficile, soprattutto quando non si effettua in modo sistematico, accumulando molto cartaceo sulle scrivanie. Per questo è importante eseguirla almeno una volta al mese, raccogliendo documenti e atti e dividendoli immediatamente secondo il metodo stabilito.

5 strumenti indispensabili per l’archivio del tuo ufficio

Il cuore di una corretta archiviazione dei documenti è costituito dai giusti strumenti, anzi dal corretto utilizzo di questi strumenti. Ecco i 5 articoli di cancelleria Gey Cart indispensabili per una perfetta archiviazione:

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