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Vuoi un metodo per organizzare l’archivio del tuo ufficio? Un ufficio ordinato e perfettamente organizzato garantisce un migliore svolgimento delle attività aziendali. Gestire e archiviare l’infinita mole di documenti che ogni giorno circolano in ufficio però è tutt’altro che banale.

Che si tratti di documenti amministrativi, fatture, contratti, multe o bollette, ogni documento tiene traccia della storia di un’azienda. È fondamentale pertanto conservare tutto nel modo corretto non solo per rispettare la normativa di legge, ma anche per garantire un confortevole ambiente di lavoro dove poter reperire velocemente quello di cui abbiamo bisogno. Archiviare, infatti, non significa solo accumulare e conservare, ma anche e soprattutto ordinare, gestire e organizzare.

Nonostante oggi molti documenti possono essere digitalizzati, ce ne sono ancora diversi che per legge devono restare cartacei ed essere conservati per anni. Per questo motivo è necessario individuare il metodo di archiviazione adatto.

Il metodo organizzativo dell’ufficio

Adottare un metodo organizzativo consente di avere tutto a portata di mano e di ritrovare i documenti di cui si necessita senza perdite di tempo. Si può optare tra due tipologie di metodo:

• Il metodo alfabetico: adatto all’archiviazione di fornitori o clienti, utilizzando la ragione sociale della società per esteso o il cognome del cliente. Per evitare di rendere più complessa la ricerca è necessario evitare di inserire articoli determinativi o la tipologia di società prima del nome.
• Il metodo numerico o cronologico: adatto all’archiviazione di fatture, pratiche amministrative, contributi, tasse e documenti bancari. Qui ogni pratica viene catalogata sulla base dell’anno o del mese di riferimento.

Generalmente l’archivio di un ufficio deve essere collocato in un ambiente separato dalla zona operativa ma facilmente accessibile, ad esempio, su scaffali e armadi ben illuminati che possono essere raggiunti e puliti facilmente senza l’ausilio di una scaletta.

L’archiviazione può diventare spesso difficile, soprattutto quando non si effettua in modo sistematico, accumulando molto cartaceo sulle scrivanie. Per questo è importante eseguirla almeno una volta al mese, raccogliendo documenti e atti e dividendoli immediatamente secondo il metodo stabilito.

5 strumenti indispensabili per l’archivio del tuo ufficio

Il cuore di una corretta archiviazione dei documenti è costituito dai giusti strumenti, anzi dal corretto utilizzo di questi strumenti. Ecco i 5 articoli di cancelleria Gey Cart indispensabili per una perfetta archiviazione:

• Raccoglitori colorati Starline: tra gli accessori maggiormente utilizzati per l’archiviazione dei documenti, in cartone plastificato di spessore 1mm dai colori brillanti e dotato di 4 anelli tondi. Disponibile in 8 colorazioni: giallo, arancione, rosso, corallo, verde, bianco, azzurro e blu;
• Busta Gey Cart Band Color: archiviare i tuoi fogli non è mai stato così facile. Questa busta si prende cura dei tuoi documenti e ti permette di differenziarli grazie alle tre colorazioni disponibili: rosso, blu e verde. Ordine e protezione in un solo gesto;
• Evidenziatori a scatto Gey Cart con colore liquido, disponibili nelle colorazioni: azzurro fosforescente, viola fosforescente, rosa fosforescente, giallo fosforescente, arancione fosforescente e verde fosforescente. Sono ricaricabili, consentendo quindi di acquistare solo i ricambi, disponibili in tutti i colori;
• Pennarelli a scatto a punta tonda Gey Cart: donano carattere alla tua scrittura. Lasciare un segno indelebile non è mai stato più facile. Disponibile in blu, nero o rosso: scegli il tuo colore per distinguerti. Scopri anche i ricambi disponibili nel colore rosso, nero e blu;
• Cartellette Metropolis: oggi sempre più resistenti e flessibili, a 3 lembi con elastico in PP e dorso a soffietto. Sono utilizzate per raccogliere singoli documenti di una stessa serie o tipologia. Disponibili nei colori fluo: giallo, arancione, blu, rosa e verde.

Affidati a Gey Cart, il tuo archivio ti ringrazierà!